Endirekt Satınalma Nedir?

     Tüm yaptığımız alımları, satınalma sürecini göz önünde tutarak mı yapıyoruz? Büyük ihtimalle herkes gibi bizde büyük satınalmalarımız yani direk alımlarımız için büyük bir emek ve personel ayırıyoruz. Direk olarak ürünümüze etki eden ürünler üzerinde yoğunlaşıp onlar için daha fazla vaktimizi ayırıyoruz. Peki, endirekt satınalma işlemlerimize yeterince vakit harcıyor muyuz? Yani bu kalemlerin ne kadar hayati satınalmalar olduğunun farkında mıyız?

     Günlük işlerimizi yapmamızı, takip etmemizi sağlayan mal ve hizmet alımlarına “endirekt satınalma” denir. Bu kategoriye; kırtasiye, mobilyalar, seyahat, navlun, bilgisayar vb. harcamalar dahil edilebilir. Bu mal ve hizmetlerin aksaması veya alınmaması işinizi aksatabileceği gibi yürütememenize de yol açar.
     Büyük alımlarda ürünün kalitesine etki edecek birçok kalemin alımını özenle ve dikkatle yaparız. Çünkü müşteri memnuniyeti sağlamak için satılan ürünün kaliteli olması alınan bileşenlerinin de kaliteli olmasını gerektirir. Çünkü bir bileşeninin kalitesiz olması zincirleme olarak ürün kalitesini de düşüreceği için gerekli şartları sağlamalıdır. Aynı şekilde bizde firmada kendimizden önceki süreci müşterisi olduğumuz için bizim memnuniyetimizin sağlanması gerekir. Yani satınalma departmanından bir koltuk istedik ve bize çok ucuz, rahatsız ve adi bir koltuk alındı. Alındıktan sonra biz durumdan hoşnut kalır mıyız sizce? Demem o ki, müşteri memnuniyetinde dış müşteri kadar iç müşterilerinde memnuniyet seviyeleri arttırılmalıdır. Yani büyük alımların kalitesini önemsediğimiz kadar endirekt alımlarında kalitesini önemsemeliyiz.

     Aynı örnekten yola çıkarak kaliteli koltuk alacağız ve bildiğimiz ve çalıştığımız tedarikçiye iyisinden bir koltuk gönder dedik. Fiyatını sadece formalite amaçlı sorduk. Koltuk istenilen özellikleri karşılıyor ama belki de aynı kalitede başka bir ürün daha ucuzdur. Başkalarıyla kıyaslamadan gerçeği göremeyiz. Sonuç olarak satınalma takımları endirekt harcamaları azaltmak için genellikle uğraşmazlar ve bu işe yeterince vakit harcamazlar.

Endirekt satınalmaya yeterince önem verilmemesinin nedenlerini aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.

• Bu hizmet ve ürünlerinin çok çeşidinin bulunması,
• Ürünlerin ve hizmetin geniş bir alana yayılmış olması
• Çeşidin fazla olmasından kaynaklı çok fazla tedarikçinin kontrol edilmesinin zorluğu,
• Alınan ürün ve hizmetin diğer alımlara oranla daha düşük bir bütçe olması,
• Çeşitlilik sebebiyle çok fazla vakit ve emek harcanması,
• Yapılacak bazı alımların öngörülememesi ve planlanamaması,
• Bu alımlar için alt yapı eksikliği (kişisel birikim veya donanım gibi.),

     Bu ve buna benzer birçok sebepten ötürü üst düzey yöneticiler bu alımların yönetilmesinin pahalı ve gereksiz olduğunu düşünürler. Bu düşünce tarzı ile üzerine gitmediğimiz bir konunun önemini ve kazanımları bilemeyiz. Kısacası elimizde bir veri yok iken bu konuyu kafamızda şekillendirerek önemsiz kategorisine sokmuş oluruz. Belki de bu tip satınalmalar ile ilgili yeterli veriye sahip olursak ne kadar tasarruf sağlayabileceğimizi bilir ve gereken özeni gösteririz. Anlatmak istediğim de “görmediğimiz bir şeyi kontrol edemeyiz” anlayışıdır.

Peki, bu maliyetler nasıl düşürülür?

     Tam detaylı bir analiz yaptığınızda endirekt satınalmaların birim maliyet üzerine etkisi açıkça görülür. Maliyet azaltma çalışmalarında sattığınız ürünün birim maliyeti ne kadar düşükse piyasada rekabet şansınız da o kadar artar. Tüm satınalmalarda tasarruf çalışmalarını yaptınız olabilecek en yüksek tasarruf miktarını yakaladınız. Geriye gözden kaçırdığınız maliyet düşürebileceğiniz sadece endirekt alımlar kalmaktadır. Bunu da değerlendirmeniz ve ayrıca düşürmek için bu süreci etkin bir şekilde yönetmeniz gerekir.

Bu sürecin yönetilmesiyle ilgili aşamalarda alttaki yöntemler uygulanabilir.

• Öncelikle sadece satınalmanın değil tüm şirketin sürece stratejik olarak yaklaşması gerekir.
• Konuyla ilgili satınalma uzmanlarından danışmanlık alınabilir.
• Şirkette kullanılan sistem yazılımları için yatırım yapılabilir.
• Onaylı tedarikçi sayısı arttırılabilir.
• Yeni prosedür, talimatlar ve formlar oluşturulabilir.
• Tedarikçilerle stratejik ortaklık bile düşünülebilir.

     Bu maddeler arttırılabilir ve kapsam genişletilebilir. Bu çözümlere çaba harcamak elimizde daha net verilerin oluşmasını, süreçte hızlı ve daha sağlıklı karar verebilmemizi, yeni ve daha fazla tedarikçi ile çalışma riskinin ortadan kaldırılmasını sağlar. Ayrıca kontrol ve müdahale edilmesi gereken kritik noktaları daha görünür hale getirir. Sonuç olarak; endirekt satınalma doğrudan satınalma süreci kadar önemsenmesi gereken bir konudur.